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德魯克在《卓有成效的管理者》里說(shuō)，凡是會(huì)議過(guò)多，一定是管理出了問(wèn)題，會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理能體現(xiàn)一家公司的管理水平。三星的巨大成功就離不開(kāi)高校的“會(huì)議文化”體系。讓我們來(lái)看看三星如何開(kāi)會(huì)，如何高效開(kāi)會(huì)。
一、凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備
在三星，永遠(yuǎn)不開(kāi)沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議，會(huì)議最大的成本是時(shí)間成本，會(huì)議沒(méi)有結(jié)果就是對(duì)公司的犯罪，沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議就等于一場(chǎng)集體謀殺。所以，在三星重大的會(huì)議由事先檢查制度，沒(méi)有準(zhǔn)備好的會(huì)議必須取消。在會(huì)議前，必須把會(huì)議材料提前發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會(huì)議室才開(kāi)始思考。
二、凡是會(huì)議，必有主題
在三星，開(kāi)會(huì)必須要有明確的會(huì)議目的，在會(huì)議準(zhǔn)備的PPT前3頁(yè)P(yáng)PT，必須顯示會(huì)議主題。 沒(méi)有主題和流程的會(huì)議，就好比讓大家來(lái)喝茶聊天，浪費(fèi)大家的生命。會(huì)議的主題，要事先通知與會(huì)人員。
三、凡是會(huì)議，必有紀(jì)律
在三星，開(kāi)會(huì)設(shè)一名紀(jì)律檢查官(一般由主持人擔(dān)任)，在會(huì)議前先宣布會(huì)議紀(jì)律，對(duì)于遲到要處罰，對(duì)于會(huì)議上不安流程進(jìn)行要提醒，對(duì)于發(fā)言帶情緒要提醒，對(duì)于開(kāi)小會(huì)私下討論的行為要提醒和處罰，對(duì)于在會(huì)上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。
四、凡是會(huì)議，會(huì)前必有議程
要在會(huì)議之前明確清楚的會(huì)議議程，會(huì)議運(yùn)營(yíng)人員并要在會(huì)前書(shū)面發(fā)給各參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。
五、凡是會(huì)議，必有結(jié)果
開(kāi)會(huì)的目的就是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題提升效績(jī)，會(huì)議如果沒(méi)有達(dá)成結(jié)果，將是對(duì)大家時(shí)間的浪費(fèi)，所以，每個(gè)人都要積極的參與到會(huì)議議程中來(lái)，會(huì)議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會(huì)議主題的冗長(zhǎng)的發(fā)言，會(huì)議時(shí)間最好控制在1.5-2H以?xún)?nèi)，太長(zhǎng)的時(shí)間會(huì)超過(guò)人的疲勞限度。會(huì)議主持人要設(shè)置時(shí)間提醒，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。會(huì)議的決議要形成記錄，并當(dāng)場(chǎng)宣讀出來(lái)確認(rèn)。沒(méi)有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。
六、凡是開(kāi)會(huì)，必有訓(xùn)練
三星把培訓(xùn)是看成節(jié)約時(shí)間成本的投資，讓員工快速成長(zhǎng)。培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯(cuò)，提升技能，本質(zhì)是提高了時(shí)間價(jià)值。
三星，有專(zhuān)門(mén)針對(duì)如何開(kāi)會(huì)的培訓(xùn)，對(duì)每個(gè)層級(jí)的員工都有足夠的“會(huì)議訓(xùn)練”，而中國(guó)許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn)：如何開(kāi)會(huì)，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對(duì)待分歧，如何會(huì)場(chǎng)匯報(bào)等的。這些必要的訓(xùn)練，會(huì)讓公司的會(huì)議變得高效。
開(kāi)會(huì)難免有意見(jiàn)不一或者爭(zhēng)論，如果處理不好，就會(huì)影響開(kāi)會(huì)的效果，適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧，就會(huì)化險(xiǎn)為夷，例如要盡量做到在會(huì)上公開(kāi)稱(chēng)贊、私下批評(píng)，在會(huì)中要做到就事論事，對(duì)事不對(duì)人，爭(zhēng)論時(shí)也要尊重別人，不可惡意批評(píng)別人，對(duì)他人的意見(jiàn)如贊同不要忘了公開(kāi)表示你的稱(chēng)贊，對(duì)意見(jiàn)不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級(jí)人員參加時(shí)更要注意，千萬(wàn)不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時(shí)候要采取民主集中模式，開(kāi)放心胸，容納意見(jiàn)，要開(kāi)放自己的心胸去傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，不要被自己先有的立場(chǎng)所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說(shuō)明不容討論，需要與會(huì)人員討論的一定不能是既定的決議。
七、凡是開(kāi)會(huì)，必須守時(shí)
設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束：準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話(huà)要事先通知與會(huì)人員，使他們有思想準(zhǔn)備。
八、凡是開(kāi)會(huì)，必有記錄
一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，每次會(huì)議要形成決議，會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說(shuō)明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成，這點(diǎn)特別重要，企業(yè)的各級(jí)管理人員經(jīng)常會(huì)犯的一個(gè)毛病，由于會(huì)議沒(méi)有形成決議，導(dǎo)致會(huì)議的作用沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，更會(huì)讓一些管理人員誤認(rèn)為開(kāi)會(huì)沒(méi)有意義，直接影響其不想主持開(kāi)會(huì)或者參與開(kāi)會(huì)。
九、凡是散會(huì)，必有事后追蹤
記住“散會(huì)不追蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空”。加強(qiáng)稽核檢查：要建立會(huì)議事后追蹤程序，會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒(méi)有這樣的意識(shí)和**慣，企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。
十、最后請(qǐng)記住三個(gè)簡(jiǎn)單卻很有意義的公式
①開(kāi)會(huì)+不落實(shí)=零
②布置工作+不檢查=零
③抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。